Gerade bei einem kleinen Unternehmen können schon zwei, drei unbezahlte Rechnung aufgrund schlechter Zahlungsmoral von Kunden sehr weh tun. Hohe Außenstände sind aber für jedes Unternehmen extrem gefährlich. Sie stehen dafür, dass viel Arbeit, Zeit und Geld ohne Absicherung investiert wurde. Forderungsmanagement und richtiges Inkasso sind deshalb überlebenswichtig und bedeutet, Außenstände regelmäßig zu kontrollieren und zu überwachen, damit eine dauerhafte Liquidität des Unternehmens gesichert wird. Hier unsere Tipps und Strategien, um Inkasso möglichst zu vermeiden, aber bei Bedarf erfolgreich und schnell durchzuführen:

Zahlungsfähigkeit prüfen

Vor größeren Geschäftsabschlüssen sollten Sie immer die Zahlungsfähigkeit des Kunden oder Vertragspartners prüfen. Die Bonität lässt sich mithilfe der SchuFa, Schuldnerregistern, Ämtern und dem Handelsregister ermitteln. Jahresabschlüsse von Kapitalunternehmen werden beim Bundesanzeiger veröffentlicht. Einträge zu Insolvenzen finden Sie unter Insolvenzbekannmachungen.

Bei Erstaufträgen oder großen Aufträgen sollten Sie grundsätzlich und ohne Ausnahme Anzahlungen oder sogar Vorauskasse verlangen. Hier muss man eventuell auch einen Kunden ziehen lassen, wenn er damit nicht einverstanden ist. Nennen Sie zusätzlich klare und kurze Zahlungsziele. Wenn in einer Branche lange Zahlungsziele üblich sind und immer wieder Ausfälle vorkommen über Factoring nachdenken.

Vorsicht vor Auslandsaufträgen

Geschäfte im EU-Binnenmarkt und mit ausländischen Unternehmen sind mit großer Vorsicht zu genießen, denn Sie haben schlechte Karten bei der Durchsetzung von Forderungen. Mittlerweile gibt es zwar die Möglichkeit, mit einem deutschen Vollstreckungstitel in bestimmten Fällen relativ unkompliziert die Zwangsvollstreckung in einem der EU-Mitgliedsstaaten zu betreiben, aber es kostet immer noch viel Zeit.
Wenn Sie allerdings auf ein sogenanntes Exequaturverfahren angewiesen sind, sind Sie insbesondere im südlichen europäischen Ausland praktisch verloren. Spanien, Italien und Griechenland sind für ihr unglaublich langsames und ineffektives Rechtssystem bekannt. Dies ist auch ein Grund, warum die Zahlungsmoral dort so schlecht ist. Schliessen Sie Verträge deshalb nur gegen Vorkasse oder liefern Sie Zug um Zug gegen Zahlung.

Professionalität

Sichern Sie sich immer mit Verträgen und eigenen AGBs ab und erbringen Sie Leistungen wie vereinbart. Es ist sehr wichtig, dass Sie Ihre Geschäftsabwicklung mithilfe von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, etc. ordentlich dokumentieren. Gerade bei kleinen Unternehmen erleben wir manchmal Erstaunliches. Es müsste eigentlich selbstverständlich sein, dass alle Absprachen mit Kunden schriftlich festgehalten und gespeichert werden. Rechnungen müssen so schnell wie möglich und natürlich korrekt erstellt werden. Wer selbst schlampt, darf sich nicht wundern, wenn auch der Kunde schlampt.

Zahlungsverhalten beobachten

Viele Kunden zahlen absichtlich später, um in den Genuss eines Ihrerseits unfreiwilligen Lieferantenkredites zu kommen. So etwas kann viel Geld kosten. Wenn Ihnen bestimmte Kunden mit solchen Praktiken auffallen, teilen Sie dies mit und liefern Sie an diese nur noch gegen Vorkasse.

Richtig mahnen

Immer wieder bearbeiten wir Fälle, in denen unsere Mandanten unzählige Mahnungen verschickt haben. Fünf bis zehn Mahnungen sind keine Seltenheit. Das bringt überhaupt nichts und hat nichts mit erfolgsversprechendem Inkasso zu tun. Mahnen Sie bitte nur ein einziges Mal, höflich und deutlich! Wenn daraufhin nicht gezahlt wird, rufen Sie dort an und lassen sich erklären, warum eine Zahlungsverzögerung erfolgt und die Rechnung nicht bezahlt wird. So etwas ist für die meisten Schuldner viel unangenehmer als doch sehr stilles Papier. Eventuell gibt es sogar Einwände, die es zu klären gilt. Wenn der Kunde nicht zahlen kann, bieten Sie eine Ratenzahlung gegen Zinsen an.

Inkasso outsourcen

Wenn Sie selbst nicht mehr weiter kommen oder Sie Forderungsmanagement outsourcen möchten, unterstützt die Kanzlei Heldermann Sie umfangreich und zielgerichtet.